Právní aspekty archivace

Na této stránce je k dispozici velmi stručný výtah z právních norem, jenž se k archivaci vztahují. Tento výtah neobsahuje mnoho dalších údajů, vztahujících se ke specifickým odvětvím podnikatelské činnosti. Tyto jsou upraveny v zákonech příslušných jednotlivých oborů.

Povinnost právnických a fyzických osob jako podnikatelů archivovat účetní písemnosti a záznamy vyplývá z celé řady právních předpisů. Jedná se především o příslušná ustanovení zákona o účetnictví, obchodního zákoníku, zákona o archivnictví atd. s tím, že tato právní úprava rovněž upravuje sankční postihy, které mohou vyústit
až v trestně právní odpovědnosti.

V souladu s příslušnými ustanoveními Obchodního zákoníku, resp. § 35, jsou podnikatelé, a to ať už fyzické nebo právnické osoby, povinni vést účetnictví. Účetnictví podnikatele lze obecně charakterizovat jako určitou metodu hodnotového vyjádření jeho podnikatelské činnosti. Rozsah a způsob jeho vedení a průkaznosti stanoví zákon
o účetnictví.

Podnikatel, který je fyzickou osobou, je povinen vést účetnictví po dobu, po niž provozuje podnikatelskou činnost. Podnikatel, který je právnickou osobou, má povinnost vést účetnictví ode dne svého vzniku až do dne svého zániku. Pro uvedené subjekty používá zákon označení "účetní jednotka". Účetnictví se zásadně vede
za účetní jednotku jako celek. Musí být vedeno úplně, průkazným způsobem a správně tak, aby věrně zobrazovalo skutečnosti, které jsou jeho předmětem. Povinnost vést účetnictví v sobě zahrnuje také povinnost všechny účetní případy doložit účetními doklady nebo je prokázat způsobem uvedeným v projekčně programové dokumentaci. Všichni podnikatelé jsou rovněž povinni inventarizovat majetek a závazky a následně prokázat provedení inventarizace u veškerého majetku po dobu pěti let po jejím provedení. Skutečný stav se zásadně zjišťuje provedením fyzické inventury, přičemž u závazků a složek, u nichž tato nelze provést, se provádí inventura dokladová. V obou případech se musí zjištěné stavy zaznamenávat a archivovat v inventurních soupisech, které musí být opatřeny podpisem osoby odpovědné za provedení inventarizace. Součástí povinnosti vést účetnictví je také povinnost účetní písemnosti a záznamy ukládat a uschovávat odděleně od ostatních písemností po dobu stanovenou zákonem.

Tato doba je dle zákona o účetnictví různá podle povahy písemností:

- pro účetní uzávěrku a výroční zprávu po dobu deseti let po roce, kterého se týkají;

- mzdové listy nebo účetní písemnosti je nahrazující alespoň po dobu deseti let následujících po roce, kterého se týkají; údaje z nich potřebné pro účely důchodového zabezpečení a nemocenského pojištění po dobu dvaceti let následujících po roce, kterého se týkají;

- účetní doklady, účtové rozvahy, účetní knihy (s výjimkou mzdových listů), odpisový plán, seznamy účetních knih, inventurní soupisy po dobu pěti let následujících po roce, kterého se týkají;

- projekčně programová dokumentace pro vedení účetnictví, prostředky výpočetní a jiné techniky po dobu pěti let po roce, ve kterém byla naposledy použita;

- doklady o výdajích a příjmech v hotovosti po dobu jednoho roku po provedení daňové revize;

- inventární karty hmotného majetku kromě zásob nebo účetní písemnosti je nahrazující po dobu tří let následujících po vyřazení tohoto majetku, pokud byla v této lhůtě provedena daňová revize, nebo po dobu jednoho roku po jejím provedení;

- seznamy číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek, použitých v účetnictví po dobu, po kterou jsou uschovány účetní písemnosti, v nichž jich bylo použito;

- účetní doklady a jiné účetní písemnosti, které se týkají autorských práv, uschovávají účetní jednotky po dobu,
po kterou trvají tato práva a povinnost jednotky vést účetnictví;

- účetní doklady a jiné písemnosti, které se týkají daňového řízení, správního řízení, trestního řízení, občanského soudního řízení nebo jiného řízení, které nebylo ukončeno, uchovávají účetní jednotky do konce roku následujícího po roce, ve kterém byla uvedená řízení ukončena;

- účetní doklady týkající se záručních lhůt a reklamačních řízení, uschovávají účetní jednotky po dobu, po kterou tyto lhůty nebo řízení trvají;

- účetní písemnosti týkající se nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků, uschovávají účetní jednotky
do konce roku, následujícího po roce, v němž došlo k jejich zaplacení nebo splnění;

- účetní uzávěrku vztahující se k převodu majetku na jiné právnické nebo fyzické osoby uschovávají účetní jednotky dokud příslušné ministerstvo financí nedá samo nebo na žádost účetní jednotky souhlas s vyřazením těchto písemností

Z výše uvedeného jednoznačně vyplývá povinnost účetní jednotky zpracovat si archivační a skartační řád, který vyplývá z ustanovení zákona o účetnictví a dále musí navazovat na ustanovení z.č. 97/74 Sb. ve znění novely
č. 343/92 Sb. o archivnictví. Příslušná ustanovení zákona o účetnictví stanoví rovněž povinnost účetní jednotky, která již nemá povinnost vést účetnictví, a to z důvodu, že došlo k jejímu zániku, zabezpečit archiv svých písemností. Účetní písemnosti přecházejí na právního zástupce a u fyzických osob na dědice, pokud pokračuje
ve své další podnikatelské činnosti.

Podnikatel si může zabezpečit řádné vedení účetnictví, ke kterému může pověřit i třetí osobu. Zůstává však
za vedení účetnictví odpovědný.

Porušení povinnosti vést účetnictví zákonným způsobem může být podle zákona o účetnictví sankcionováno. Pokud by takovéto porušení povinností mělo za následek neúplnost nebo neprůkaznost nebo jeho nesprávnost, může být podnikatel postižen pokutou až do výše 500.000,- Kč. Jestliže takovéto porušení povinností vedlo
k nemožnosti zjistit daňový základ, může být uložena pokuta až do výše 1.000.000,- Kč.