Služby spojené s archivací dokumentů

1) prvním krokem je návštěva u zadavatele k posouzení rozsahu a stavu písemností pro zpracování cenové nabídky a dohodnutí detailů k odvozu písemností.

2) dále následuje protokolární převzetí písemností a vlastní odvoz spisového materiálu do našeho archivu.

3) jednotlivé písemnosti se roztřídí v souladu s typovým skartačním rejstříkem podle skartačních
znaků "S", "A", "V". Rozdělí se na písemnosti, které budou nadále uloženy v naší spisovně, protože jim ke dni uložení nedošla skartační lhůta nebo jsou z provozního hlediska ještě potřebné. Dále budou z převzatých písemností fyzicky vyčleněny písemnosti, které jsou nezpochybnitelné jako písemnosti typu "A" – archiválie
a následně předány do příslušného státního archivu. Dále budou vyčleněny písemnosti, kterým již vypršela skartační lhůta, a budou navržené na vyřazení do skartace.

4) vytříděné dokumenty budou uloženy do šanonů či krabic, označeny číselným kódem pro snadné následné vyhledání a uloženy do regálů v našem archivu.

5) po uplynutí zákonných lhůt budou dokumenty z archivu vyjmuty a protokolárně skartovány.

Poskytování informací ze spisovny

V případě poskytování informací z uložených dokumentů si můžete vybrat několik variant:

E-mailem: sdělíte nám Váš požadavek a do 24 hodin bude dokument naskenován a prostřednictvím e-mailu odeslán na Vaši adresu

Poštou: na základě Vašeho požadavku Vám do 24 hodin bude na Vámi uvedenou adresu odeslána zpráva
s požadovanými dokumenty

Telefonicky: si můžete dojednat osobní schůzku za účelem možnosti osobního vyzvednutí potřebných materiálů přímo v naší spisovně

Osobně: v Českých Budějovicích Vám můžeme zajistit osobní doručení Vámi požadovaných materiálů